Das Personalamt des Kanton Solothurn digitalisiert sein Wissen mit WISDOM

Ausgangslage:

Um das Wissen innerhalb des Personalamts des Kanton Solothurn zu bündeln und einfach zugänglich zu machen, hat der Kanton eine zeitgemässe und etablierte Wissensdatenbank Software gesucht und verschiedene Lösungen evaluiert. Das Wissen sollte in Form von thematisch geordneten Artikeln, intern für Mitarbeiter des Personalamts sowie alle anderen Kantonsmitarbeiter, online zur Verfügung gestellt werden. Weiter sollten Teile der Wissensdatenbank Artikel auch der Bevölkerung über die kantonale Webseite zur Verfügung gestellt werden können. Die Inhalte sollten also innerhalb derselben Wissensdatenbank, je nach Berechtigung, von verschiedenen internen Benutzergruppen, aber auch extern über die Webseite von anonymen Benutzern genutzt werden können.

Weitere wichtige Anforderungen des Kanton Solothurn waren:

• Einfache Erstellung, Verwaltung und Kategorisierung einer unbegrenzten Anzahl von Artikeln mit integriertem Text-Editor

• Einbindung von verschiedenen Mediendateien (z. B. Screenshots, Bilder, Videos und verschiedene Formate von Dateien, wie PDF, Word oder Excel Files)

• Bewertung von Artikeln durch Benutzer zur Qualitätssicherung und entsprechendes Reporting

• Kommentar-Funktionalität für interne Mitarbeiter

• Einfache Integration der Wissensdatenbank in die kantonale Webseite

• Anbindung an das Active Directory für Single Sign On (SSO) und dadurch auch keine doppelte Benutzeradministration

• Betrieb innerhalb der kantonalen IT-Infrastruktur mit Docker Technologie

• Abnahme und Prüfung durch externes Sicherheitsaudit

• Verbesserung der internen Kommunikation

Nach der Evaluation der geeigneten Software und eines kompetenten Partners für die Integration, fiel die Wahl des Kanton Solothurn auf die Wissensdatenbank Lösung von zehnplus. Die Stärken von zehnplus und der online Wissensdatenbank, überzeugen im Vergleich zu anderen Lösungen, immer wieder nationale und internationale Firmen, Organisationen und Behörden zehnplus als Partner im Bereich Wissensmanagement und online Support auszuwählen. Dafür gibt es wichtige Gründe:

Entwickelt wurde die Software in einem sehr fordernden Umfeld, zusammen mit Sunrise und XING, mit dem wichtigsten Ziel, Informationen möglichst rasch, mit hoher Benutzerfreundlichkeit und Qualität, mit Mitarbeitern zu teilen und/oder telefonische und persönliche Anfragen von Kunden über den online Kanal zu beantworten und dadurch erhebliche Kosten zu sparen und einen zeitgemässen digitalen Service zu bieten. Durch die Zusammenarbeit bei der Entwicklung und Weiterentwicklung ist die Lösung von zehnplus effizient und Mark erprobt.

Wir von zehnplus haben sehr viel Erfahrung im Aufbau und dem Betrieb von internen und externen Wissenssystemen; d.h. die Kunden erhalten nicht nur eine Software, sondern auch unsere Expertise für den inhaltlichen Aufbau und den späteren Betrieb und Prozesse rund um ein erfolgreiches Wissensmanagement und digitalen Kundensupport.

Die Wissensdatenbank wird von vielen verschieden Kunden eingesetzt. Diese bringen neue Wünsche welche zu neuen Features führen. Diese kommen allen unseren Kunden zugute. Die Software wird laufend optimiert und weiterentwickelt.

Die Wissensdatenbank zehnplus, welche für den Kanton Solothurn implementiert wurde, bietet viele spezielle Funktionalitäten:

Gruppenbasierter Informationszugang: Die Wissensdatenbank kann sowohl intern als auch extern (über die Webseite) genutzt werden. Dabei ist eine Schnittmenge von Informationen sowohl intern als auch extern verfügbar. Intern steht einiges mehr an Inhalten zur Verfügung. Es wird aber nur eine Wissensdatenbank gepflegt. Intern sind weitere Einschränkungen der Inhalte auf bestimmte Gruppen und Abteilungen möglich.

Künstliche Intelligenz hilft bei der Priorisierung und Relevanz der Inhalte:

Alle Artikel der Wissensdatenbank verfügen über ein Energielevel, welches die Positionierung in Kategorien Listen oder Suchresultaten, dynamisch beeinflusst und sich je nach Nutzerverhalten verändert und optimiert. Es gibt verschieden Aktionen, welche das Energielevel von Artikeln erhöhen oder reduzieren. Das Energielevel eines Artikels bleibt also nicht konstant und wie bei der Halbwertszeit der Radioaktivität nimmt die Energie eines Artikels auch über die Zeit ab, wenn keine neue Aktion eintritt. Dieser Algorithmus stellt sicher, dass jederzeit die relevantesten Antworten die höchste Relevanz und Priorität erhalten und so für die Benutzer am schnellsten zugänglich sind.

Flexibles und einfaches Inhaltsmanagement: Das Erstellen und Bewirtschaften der Inhalte für Content Manager ist einfach und intuitiv. Es lassen sich zusätzlich zu normalen Inhalten viele zusätzliche Elemente (Bsp. Medientypen wie Videos, Bilder, jede Art von Anhängen, Accordions, usw.) einbauen welche es ermöglichen Schritt für Schritt Anleitungen mit Bild/Video und Text strukturiert und übersichtlich abzubilden. Zusätzliche stehen verschiedene Backend Benutzerrollen zur Verfügung und es können Arbeitsprozesse (Bsp. für Genehmigungsprozesse in der Publikation von Inhalten) als automatisierte Workflows integriert werden. Neue Artikel können in dringenden Fällen in wenigen Minuten durch Content Manager in den verschiedenen Organisationsbereichen erstellt und öffentlich zugänglich gemacht werden.

Active Directory Integration: Alle Kantonsmitarbeiter sind über die AD Schnittstelle im System als Benutzer erfasst und Benutzerdaten werden auch automatisch bei Mutationen synchronisiert und hinzugefügt. Die Benutzerverwaltung wird also nicht doppelt geführt und zusätzlich ist eine Authentifizierung über Single Sign On (SSO) implementiert.

Sicherheit: Das System wurde durch eine externe IT-Sicherheitsfirma geprüft und ist sehr sicher. Sicherheitsaktualisierungen werden im Betrieb regelmässig eingespielt.

Integration in die Website: Die Wissensdatenbank lässt sich mit kleinstem Aufwand komplett in die bestehende Webseite integrieren und wirkt wie ein Bestandteil der Webseite. Die Benutzererfahrung ist entsprechend hoch.

Interaktionsmöglichkeiten: Benutzer haben die Möglichkeit Inhalte zu bewerten und bei negativer Bewertung ein Feedback über den Grund der Bewertung abzugeben. Dieses direkte Feedback zur Qualität des Inhalts, hilf den Inhaltverantwortlichen die Qualität der Inhalte hochzuhalten und kontinuierlich zu verbessern. Zusätzlich haben interne Benutzer die Möglichkeit Artikel zu kommentieren. Dies erleichtert und unterstützt die interne Kommunikation.

Flexible dynamische Inhalts Container: Ein Erweiterungsmodul bietet die Möglichkeit für Content Manager im Backend eine bestimmte Auswahl von Artikeln aus einer oder mehreren Kategorien zu generieren. Diese dynamische Auswahl von Artikeln lassen sich dann via iFrame Code oder als XML, JSON auf einer beliebigen thematisch passenden Inhaltsseite als dynamischer Artikel Container einbinden. So kann kontextuell ein dynamischer Inhaltscontainer mit beispielsweise den 5 wichtigsten Fragen zu einem Thema, direkt auf einer Inhaltsseite der Webseite eingebunden werden. Der Inhalt des Containers ist dynamisch, es werden immer die Artikel mit dem aktuell höchsten Energielevel angezeigt.

Intelligenter Suchmechanismus und Relevanz Ranking: Intelligenter Suchmechanismus (automatische Vervollständigung, automatische Vorschläge, Synonyme), um eine optimale Benutzererfahrung zu ermöglichen. Dynamische Sortierung der Resultate nach Relevanz basierend auf Benutzerverhalten. Nach der Suche lassen sich die Resultate basierend auf den Kategorien filtern.

Optimiert für Suchmaschinen: Meta-Beschreibungen und Bildtitel, sauberes Markup, schnelle Antwortzeiten, Sprechende URLs

Das Projekt für das Personalamt des Kanton Solothurn wurde in der gewünschten Zeit und der gewohnt hohen Qualität von zehnplus implementiert. Im ersten Schritt wird die Wissensdatenbank intern im Kanton genutzt und danach werden die Inhalte über die Webseiten Integration auch der Bevölkerung zugänglich gemacht. Aktuell prüft der Kanton den Einsatz der Informations- und Kommunikationsplattform für weitere Ämter.

Zitat Kanton Solothurn:

Von der Produktpräsentation über die Konzeptionierung bis hin zur Umsetzung bot 10+ eine durchwegs angenehme Nutzererfahrung. Unsere Bedürfnisse wurden genau ermittelt und innert nützlicher Frist umgesetzt. Herzlichen Dank! Steve Käsermann, Projektleiter Wissensdatenbank Personalamt des Kanton Solothurn