Gesundheitsförderung Schweiz organisiert ihr Wissen neu mit der zehnplus WISDOM Software

Sind Sie auf der Suche nach einer Softwarelösung, die das Wissen und Informationen Ihres Unternehmens zusammenbringt und organisiert? Unsere Wissensmanagement-Software speichert das ganze Wissen in einer einzigen Datenbank zentral ab. So finden Sie alle Informationen leicht wieder. Dabei passen wir die Software individuell an Ihre Bedürfnisse an.

Gesundheitsförderung Schweiz suchte nach einer Lösung

Bei Gesundheitsförderung Schweiz wurden bereits verschiedene Off- und Online-Tools verwendet, die dem Wissensmanagement dienten, und es gab einen regen interpersonalen Austausch. Die Stiftung war jedoch auf der Suche nach einer internen Wissensmanagement-Lösung mit der Fähigkeit, Übersicht zu schaffen, indem alle Themen und Dokumente zusammengebracht werden sollten. Ausserdem sollte innerhalb der Dokumente schnell und in vielen unterschiedlichen Formaten gesucht werden können. So würden der Zugang zu Informationen vereinfacht und Zeit bei Kundenanfragen sowie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter gespart werden.

Ziele

Es wurden drei Hauptziele definiert, um eine Übersicht des vorhandenen Wissens zu schaffen und die Kommunikation sowie die interne Zusammenarbeit zu optimieren:

• Das relevante, stiftungsinterne Wissen sollte benutzerfreundlich und logisch strukturiert in einem zentralen Tool abgelegt werden.

• Gesuchte Inhalte sollten rasch und effizient gefunden werden können, indem Verknüpfungen zu den für die Organisation wichtigsten Themen hergestellt werden.

• Das stiftungsinterne Wissen sollte proaktiv in Wert gesetzt werden.

Anforderungen

• Klare Strukturierung von Wissen sowie Verknüpfung von verschiedenen Inhaltstypen und Wissensträgern über thematische Tags und Schlüsselwörter

• Einfache Bedienung des Tools durch einen logischen und intuitiven Aufbau – angelehnt an die gängigen Social Media-Tools für einen reduzierten Schulungsaufwand – und hohe Benutzerfreundlichkeit

• Mehrsprachigkeit: Inhalte sollen komplett auf Deutsch und Französisch verfügbar sein, Dokumente stets in allen verfügbaren Sprachen

• Revisionsmanagement: Bei jeder Änderung wird eine neue Revision mit der Möglichkeit von Version-Kommentaren gespeichert. Versionen können verglichen und zurückgesetzt werden.

• Einfache Inhaltsverwaltung mit WYSIWYG Editor

• Integriertes Datei- und Medienmanagement

• Intelligenter Suchmechanismus mit Suchvorschlägen und Filterung

• Detailliertes Berechtigungs- und Rollenkonzept

• Benachrichtigung-Funktionalität: Benutzer werden bei neuen Inhalten und Änderungen benachrichtigt

Herausforderungen während des Prozesses

• Inhalte mussten über Tags, Stichwörter und Referenzen verknüpft und den Themen zugeordnet werden. Genauso wurden verschiedene Inhaltstypen über bestimmte Kategorien miteinander verknüpft.

• Es sollten Wissensdokumente verschiedenster Art (auch Bilder, Videos, PDF- und Office-Dateien) geteilt werden können.

• Benutzerfreundliche, filter- und sortierbare dynamische Ansichten mussten präsentiert werden.

• Themen und Wissensträger sowie Dokumente sollten mittels Suchvorschlägen, Tags und Synonymen usw. leicht gefunden werden können.

Trotz der Herausforderungen und zusätzlicher neuer Anforderungen, die gestellt wurden, konnten alle Termine eingehalten und alle Anforderungen erfüllt werden. Das Projekt wurde mit einer hohen Qualität umgesetzt. Die Informations- und Kommunikationsplattform ist intuitiv einfach zu bedienen. Über die Suchfunktion kann nach Schwerpunktthemen, Volltext in Dokumenten aller Formate wie PDF, MS Office-Dateien usw., Medien (Videos, Bilder, PowerPoint-Präsentationen), Aktivitäten und Angeboten gesucht werden. Alternativ zur Suche gibt es Zugang zu Informationen nach Geschäfts- und Themenfeld.

Warum wurde zehnplus gewählt?

Die Gesundheitsförderung Schweiz hat sich für zehnplus entschieden aufgrund unserer langjährigen Erfahrung mit Wissensmanagement-Projekten und weil die zehnplus WISDOM Software für die benötigten Funktionalitäten optimal geeignet ist. Es ist zudem wichtig, dass ein Teil der Inhalte in Zukunft auch öffentlich oder nur für bestimmte Nutzergruppen zur Verfügung gestellt werden können. Zudem ist die Softwarelösung flexibel und kann an spezifische Bedürfnisse angepasst werden.